Какие документы нужны для списания гсм. Порядок списания гсм по путевым листам на примере
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.
В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы. В настоящее время используются формы путевых листов, разработанные отдельно для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Первичная учетная документация для организаций
В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
|
Номер формы |
Наименование формы |
|---|---|
|
Путевой лист легкового автомобиля |
|
|
Путевой лист специального автомобиля |
|
|
Путевой лист легкового такси |
|
|
Путевой лист грузового автомобиля |
|
|
Путевой лист автобуса |
|
|
Путевой лист автобуса не общего пользования |
|
|
Журнал учета движения путевых листов |
|
|
Товарно-транспортная накладная |
Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта является (форма №3), который выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.
Путевой лист действителен только на один день или смену, в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. На это обращено внимание в Письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 30 апреля 2004 года №26-12/31459. В названном письме также отмечено, что поскольку путевой лист форма №3 является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и своевременно оформлять путевые листы, содержащие, в частности, информацию о расходе ГСМ.
Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов формы №3 может привести к искажению информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, в том числе о расходовании ГСМ, необходимой для правильного учета этих расходов в целях налогообложения прибыли.
По поводу самостоятельной разработки организациями путевых листов существуют разные мнения. Считаем необходимым обратить Ваше внимание на Письмо Минфина Российской Федерации от 15 июля 2005 года №03-03-04/1/75, которое касается, в частности, вопросов заполнения путевых листов. В нем специалисты финансового ведомства отметили, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Организация наделяется правом самостоятельно разработать форму тех первичных документов, форма которых не предусмотрена в данных альбомах.
Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением №78. Поскольку унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
Несколько иное мнение содержится в Письме Минфина Российской Федерации от 16 марта 2006 года №03-03-04/2/77. В нем, в частности, сказано, что форма №3 путевого листа распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Если организация принимает решение самостоятельно разработать форму путевого листа, эта форма и порядок ее заполнения и составления должны быть утверждены как приложение к учетной политике организации.
(форма №3-спец.) является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и рассчитан на выполнение задания у двух заказчиков в течение только одного дня (смены).
Данная форма выписывается в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за работу, в раздел «Задание водителю» вписывается задание водителю на рабочий день (смену), раздел «Особые отметки» должен содержать данные об изменении задания, если такие изменения производились, а также сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.
Основанием для предъявления счета заказчику служат отрывные талоны путевого листа, заполняемые организацией, которой принадлежит автомобиль.
Для учета работы легкового такси применяется (форма №4), выписываемый диспетчером организации в одном экземпляре. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.
(форма №4-с) и (форма №4-п) являются основным документом, определяющим совместно с при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для осуществления расчетов за перевозки грузов. До выдачи водителю путевой лист заполняется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным, соответствующие графы и строки заполняются заказчиком и работниками организации – владельца автотранспорта.
Заказчик заполняет отрывной талон путевого листа, который служит основанием для предъявления счета владельцем автотранспорта заказчику.
Путевой лист остается у владельца автотранспорта, а отрывной талон вместе со счетом на оплату передается заказчику.
Данные формы отличаются тем, что форма №4-с применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, а форма №4-п применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок до двух заказчиков в течение одного рабочего дня или смены водителя.
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Основным документом по учету работы автобуса является (форма №6). Данная форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задании водителям записываются в путевой лист диспетчером или механиком.
Для учета работы автобуса не общего пользования по перевозке пассажиров применяется (форма №6 спец.), выписываемый в одном экземпляре и выдаваемый водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Путевой лист действителен только на один день или на одну смену и оформляется только для выполнения заказа одной организации.
Первичные документы для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте.
Для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях) при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, также разработаны формы путевых листов. Приказом Минтранса Российской Федерации от 30 июня 2000 года №68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» утверждены следующие формы путевых листов:
- путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
- путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
- путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).
Этим же Приказом Минтранса Российской Федерации утвержден Порядок ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности индивидуальными предпринимателями.
Если предприниматель использует наемный труд работников, то путевой лист оформляется каждому водителю самим предпринимателем или назначенным им лицом. Если же транспортным средством управляет предприниматель, то путевой лист оформляет непосредственно он сам.
Путевой лист действителен в течение одного дня, однако, в том случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки транспортного средства, путевой лист действителен в течение этого срока.
Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованиям сотрудников милиции и работников Российской транспортной инспекции.
Заполнение реквизитов путевого листа производится в следующем порядке.
В строке «Путевой лист» указывается его учетный номер. Под названием документа проставляется дата, в течение которой он действителен, например, 12 марта 2006 года.
В разделе «Предприниматель» следует указать фамилию, имя, отчество, домашний адрес и номер телефона предпринимателя.
В строках «Водитель» и «Номер водительского удостоверения» записываются фамилия и инициалы водителей, работающих по данному путевому листу, и номера их водительских удостоверений на право управления автотранспортным средством.
Вид лицензионной карточки и ее регистрационный номер указываются в отведенной для этого строке «Лицензионная карточка».
В соответствующих сроках следует указать марку автотранспортного средства и прицепа, их регистрационные номера.
Для проведения предрейсового медицинского осмотра привлекаются работники органов здравоохранения. В строке «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен» проставляется подпись такого работника, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством.
Помимо предрейсового медицинского осмотра водителей проводится и предрейсовый технический осмотр автотранспортного средства. Осмотр проводится лицом, отвечающим соответствующим квалификационным требованиям. Данное лицо в строке «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен» при выезде водителя на линию должно поставить свою подпись.
В строках «Выезд» и «Возврат» указываются дата (число, месяц, год), фактическое время (в часах и минутах) и показания спидометра при выезде и возврате автотранспортного средства.
Раздел I путевого листа предназначен для отражения выполнения транспортных услуг в течение рабочей смены при осуществлении предпринимательской деятельности.
Раздел II заполняется предпринимателем на основании результатов транспортной работы за весь период действия путевого листа.
В путевых листах №ПГ-1, №ПА-1 и №ПЛ-1 в разделах «Результаты использования грузового автомобиля», «Результаты использования автобуса», «Результаты использования легкового автомобиля» проставляются следующие данные:
- общий пробег автотранспортного средства, определяемый как разность показаний спидометра при выезде и возврате к месту постоянной стоянки автотранспортного средства;
- время в работе, определяемое как разность между временем выезда и временем возврата к месту постоянной стоянки автотранспортного средства за вычетом времени обеда и отдыха водителя;
- объем перевезенного груза (количество перевезенных пассажиров автобусом), который определяется как суммарное количество груза (пассажиров), перевезенного за все время работы по данному путевому листу.
Путевой лист при окончании работы должен быть заверен личной подписью предпринимателя.
Путевой лист содержит раздел «Особые отметки», который предназначен для фиксации проведенных проверок сотрудниками милиции и работниками Российской транспортной инспекции.
Предприниматели и лица, специально ими назначенные, при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов.
Бланки путевых листов могут изготавливаться типографским способом, с помощью принтера, множительной техники или иным способом, обеспечивающим аккуратное оформление документов.
Срок действия путевого листа.
В предыдущих разделах мы не раз отмечали, что путевой лист действителен только на один день или смену. И лишь в том случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.
Многие организации выдают путевые листы на неделю, десять дней или месяц. Налоговые органы, устанавливая при проверке такие факты, считают, что данные организации относят суммы ГСМ на расходы неправомерно, поскольку путевые листы должны выписываться ежедневно. Если в вашей организации возникнет такая ситуация, для аргументации споров с налоговыми органами приведем пример из судебной практики.
ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 5 апреля 2004 года по делу №А56-22408/03 рассмотрел ситуацию типичную для многих фирм, использующих автомобили исключительно для нужд организации: для перевозки руководства, доставки документов и так далее. Налоговая инспекция обратилось с жалобой на то, что Общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, ссылаясь на то, что путевые листы легковых автомобилей, представленные Обществом, оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.
Суд признал нерациональным ежедневную выписку путевых листов на такие поездки. Свое решение суд обосновал тем, что путевые листы оформлены в соответствии с законодательством, их форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. Основанием для списания бензина, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных ГСМ.
В Письме Минфина Российской Федерации от 16 марта 2006 года №03-03-04/2/77 сказано, что первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ, должны составляться таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Далее в письме сказано следующее:
«В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика».
Аналогичное мнение содержится и в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. Специалисты Минфина считают, что если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Определение расхода ГСМ по данным путевых листов
Во всех путевых листах, перечисленных нами в двух предыдущих разделах, помимо реквизитов, предусмотренных для каждой формы, указываются следующие данные, общие для всех форм:
- показания спидометра;
- пробег автотранспортного средства;
- марка и количество выданного топлива;
- остаток топлива при выезде;
- остаток топлива по возвращении;
- расход топлива по норме;
- расход топлива фактический;
- экономия топлива;
- перерасход топлива.
Рассмотрим заполнение путевого листа на примере формы №3 «Путевой лист для легкового автомобиля». Но перед этим обратим внимание читателей на Письмо Росстата от 3 февраля 2005 года №ИУ-09-22/257 «О путевых листах», касающееся порядка применения путевых листов легкового автомобиля. В письме, в частности, сказано следующее:
«Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов».
Также хотелось бы обратить внимание на Письмо УФНС по городу Москве от 25 июля 2005 года №20-12/53147, в котором сказано следующее:
«Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, который используется организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и ГСМ в производственных целях.
Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения прибыли, являются:
- - реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;
- - фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;
- - фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;
- - нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).
Следовательно, расходы могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. Таким документом, наиболее полно отражающим указанные данные, является путевой лист автомобиля».
Нередко организации задают вопрос о том, можно ли не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля. Ответ на этот вопрос дан в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. В ответе сказано, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. По мнению специалистов Минфина путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.
Топливо, в т.ч. используемое на двигательные нужды автомобильных транспортных средств, относится к запасам (материалам). Это следует из перечня товарно-материальных ценностей, относящихся к запасам, приведенного в п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133). Особенности бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов приведены в гл. 4 Инструкции № 133 .
ПОСТУПЛЕНИЕ ТОПЛИВА
Поступление в организацию и оприходование материально ответственным лицом топлива осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь такими документами являются товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2.
В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску топлива. Указанный отчет служит основанием для принятия к учету топлива у получателя.
Форма отчета законодательно не утверждена, но она должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Так, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом РБ, должны содержать следующие сведения (см. п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З ; далее - Закон):
Наименование документа, дату его составления;
Наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Кроме того, необходимо соблюдать сроки оформления первичных учетных документов: первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона).
При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является оформленный в установленном порядке чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.
ДВИЖЕНИЕ ТОПЛИВА ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ
Оформление и учет движения топлива внутри организации зависят от способа приобретения топлива. Можно выделить 2 основных варианта приобретения топлива:
1) приобретение топлива у поставщиков оптом, хранение его в собственных резервуарах и заправка транспортных средств с использованием собственного топливораздаточного оборудования (далее - оптовое приобретение топлива);
2) приобретение топлива у поставщиков на АЗС с использованием электронных карт и иных способов фиксации отпущенного топлива (далее - приобретение на АЗС).
Организации могут использовать оба варианта одновременно.
Оптовое приобретение топлива
При оптовом приобретении топливо приходуется назначенным в организации материально ответственным лицом на основании оформленной поставщиком товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 или товарной накладной формы ТН-2.
Учет топлива в местах хранения ведут материально ответственные лица в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов (п. 78 Инструкции № 133). Формы карточки (книги) законодательством не установлены (за исключением бюджетных организаций), поэтому организация должна утвердить такие формы самостоятельно.
Может быть применена следующая форма карточки - карточка складского учета типовой формы М-17, утвержденная приказом ЦСУ СССР от 14.12.1972 № 816:
Книга складского учета может иметь следующую форму:
Количество топлива, выданного через топливораздаточное оборудование, необходимо записать в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель. В путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы (п. 77 Инструкции № 133). Форму ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов организация разрабатывает и утверждает самостоятельно. При выборе форм по учету движения топлива за основу можно взять действовавшие ранее, которые были утверждены Положением о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденным постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (утратило силу с 27 января 2011 г.; далее - Положение). В Положении был более детально, чем в Инструкции № 133, изложен порядок документального оформления и учета горюче-смазочных материалов. Несмотря на его отмену, ряд норм этого документа можно использовать при разработке учетной политики организации.
Пример 1. Оформление ведомости учета выдачи ГСМ
Автотранспортная организация ООО "АБВ" приобретает топливо за безналичный расчет и заправляет автомобили при их выпуске в рейс по мере необходимости. Топливо хранится в специальных резервуарах организации. При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов следующего содержания:
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (накладных формы ТТН-1 или ТН-2, ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов) в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.
Необходимо выбрать единицу измерения учета топлива
Ранее Положение устанавливало, что складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца.
В настоящее время законодательство не устанавливает строгого порядка, регулирующего, в каких единицах измерения (по массе - тонны, килограммы и т.д., или объему - литры) ведется учет топлива на складах, пунктах заправки и т.п. Таким образом, порядок выбора единицы измерения учета топлива - вопрос учетной политики организации. При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.
Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов
На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации. Форму такого отчета организация устанавливает самостоятельно.
Пример 2. Составление отчета о движении ГСМ
По итогам мая 2014 г. материально ответственное лицо Иванов И.И. составил и представил в бухгалтерию отчет о движении горюче-смазочных материалов, которые ему были вручены на хранение, следующего содержания.
На основании указанного отчета работники бухгалтерии производят в учете бухгалтерские записи по движению топлива.
Карточка учета расхода топлива заполняется на основании записей в путевых листах
С целью усиления внутреннего контроля за движением топлива целесообразно, чтобы путевые листы на автомобили после обработки передавались в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива работник данной службы (иное уполномоченное лицо) заполняет карточку учета расхода топлива, ведущуюся на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат. Форму карточки организация устанавливает самостоятельно.
Пример 3. Составление карточки учета расхода топлива
Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, составил карточку учета расхода топлива на автомобиль "Форд Транзит", гос. номер АА7654-7 (водитель Петров П.П.) следующего содержания:
При составлении карточки учета расхода топлива данные ведомости учета выдачи топлива (если учет выдачи топлива ведется в единицах массы) надо перевести в общеустановленном порядке в единицы объема (литры) при помощи коэффициентов перевода. Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды.
Например, усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы для дизельного топлива равно 0,84; соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1/0,84).
Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива незамедлительно докладывается руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.
Приобретение топлива на АЗС
При приобретении топлива на АЗС топливо заливается непосредственно в баки транспортных средств и в организации не хранится. Материально ответственным лицом является водитель транспортного средства. При каждом получении топлива водитель записывает его количество в путевой лист.
В бухгалтерском учете топливо отражают на основании отчета по отпуску топлива, представленного поставщиком (АЗС), либо документов на приобретение топлива за наличный расчет.
Поскольку топливо в организации не хранится, то, как правило, карточки (книги) складского учета топлива, ведомости учета выдачи топлива и отчет о движении горюче-смазочных материалов не ведутся.
Учет топлива в баках транспортных средств ведет назначенный работник в карточках учета расхода топлива (см. пример 5). Такой учет должен быть налажен по каждому автомобилю в разрезе материально ответственных лиц (водителей). Карточка учета расхода топлива заполняется на основании данных путевых листов о заправке и расходе топлива. Указанные данные необходимо сверить с представленным поставщиком отчетом по отпуску топлива (документами на приобретение топлива за наличный расчет).
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ТОПЛИВА
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организации ведут на счете 10 "Материалы" по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета:
- "Топливо на складах";
- "Топливо в баках транспортных средств".
Организуем учет топлива на складах
На счете 10, субсчет "Топливо на складах", учитывают наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных), на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.
Основанием для записей являются:
По дебету субсчета "Топливо на складах" - товарно-транспортная накладная и другие первичные учетные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами;
По кредиту субсчета "Топливо на складах" - ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, требование, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная.
Стоимость отпущенных горюче-смазочных материалов с нефтескладов (пунктов заправки) на производство и реализацию продукции, выполнение работ, оказание услуг отражается по дебету счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию и кредиту счета 10, субсчет "Топливо на складах".
Учет топлива в баках транспортных средств
На субсчете "Топливо в баках транспортных средств" учитывают горюче-смазочные материалы, полученные на заправку автомобиля водителями. На основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств , машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость горюче-смазочных материалов отражается записью:
Д-т 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", - К-т 10, субсчет "Топливо на складах".
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов на субсчете "Топливо в баках транспортных средств" ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам и т.п.
Важно! Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете "Топливо в баках транспортных средств", ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции № 133). Законодательством не установлена форма такого акта, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Исключение - организации по агрохимическому обслуживанию сельского хозяйства, рыболовства, рыбоводства, которым установлена примерная форма акта снятия остатков постановлением Минсельхозпрода РБ от 01.07.2011 № 269.
Путевой лист не является первичным учетным документом
В настоящее время путевой лист не является первичным учетным документом, поэтому сам по себе он не считается основанием для отражения движения топлива в бухгалтерском учете. Однако по данным путевого листа составляется первичный учетный документ, являющийся основанием для осуществления бухгалтерских записей.
Так, основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство.
Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, подлежит списанию в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", в зависимости от направления их использования.
Приобретение ГСМ за наличный расчет.
В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.
В этом случае предприятию следует учитывать, что:
список водителей, имеющих право на получение наличных денег под отчет на приобретение ГСМ, а также срок составления авансовых отчетов должен быть утвержден приказом руководителя предприятия;
приобретая ГСМ на АЗС, водители должны представить чеки контрольно-кассовых машин с указанием в них необходимых реквизитов.
Затраты, связанные с приобретением бензина по кассовым чекам АЗС, в которых отражены наименование бензина, цена, стоимость, литраж, могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения; выдача наличных денег водителям под отчет на приобретение ГСМ должна осуществляться в размере, обусловленном производственной необходимостью предприятия.
Выдачу наличных денег водителям под отчет можно производить только при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Поэтому малым предприятиям сферы ЖКХ, особенно имеющим небольшой парк автомашин, целесообразно заранее определить необходимую для приобретения ГСМ сумму наличных денег на месяц и издать соответствующий приказ с указанием периодичности ее выплаты. Примерное содержание приказа приведено ниже.
г. Москва
Утверждаю
Директор ООО «Астра»
А.В. Морозов
Приказ
Приказываю установить с 3 января 2004 г. следующий размер наличных денежных средств, выдаваемых под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов:
Захарову И.В. - 5000 руб.;
Уварову Н.П. - 7000 руб.
Выдачу денег под отчет производить два раза в месяц 1-го и 15-го числа равными долями.
Авансовые отчеты по израсходованным подотчетным средствам представлять не позднее 1-го числа следующего месяца.
Запрещается выдача наличных денег под отчет при несоблюдении условия полного отчета по ранее выданному авансу.
При получении авансового отчета от подотчетного лица бухгалтер предприятия должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении, в разрезе конкретных марок ГСМ.
Возможной ошибкой при учете ГСМ может быть списание стоимости приобретенного за наличный расчет топлива на расходы предприятия, минуя счета учета материальных ценностей. Это может привести к завышению суммы расходов, принимаемых в уменьшение налогооблагаемой прибыли.
Основным документом, на основании которого осуществляется списание стоимости топлива на производственные нужды, является путевой лист. Данный документ является унифицированным документом, в котором отражаются данные о пробеге автомобиля, количество топлива в баке и др. необходимые сведения. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.
В целях исключения необоснованного списания ГСМ на расходы предприятия в путевых листах водителей следует в обязательном порядке заполнять реквизиты о движении горючего, к которым относятся сведения о количестве выданного топлива, его остатке при выезде и при возвращении.
Пример
По данным путевых листов было выявлено, что легковой автомобиль ГАЗ-3110 за месяц израсходовал 380 литров бензина марки Аи-92. Пробег составил 3250 км, из них 150 километров – использование автомобиля в нерабочий день. Среднемесячная стоимость бензина составила 10 руб. 20 коп.
Стоимость бензина, относимого на себестоимость продукции, услуг:
3100 км. х 380 л. : 3250 км. = 362 руб. 47 коп.
Стоимость бензина, относимого на счета внереализационных расходов:
150 км. х 380 л. : 3250 км. = 17 руб. 53 коп.
Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
Дт сч.20 – Кт сч.60 = 362, 47 руб.
Дт сч.91-2 – Кт сч.60 = 17, 53 руб.
Основанием для списания бензина и дизельного топлива на расходы являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
Приобретение ГСМ по безналичному расчету.
Предприятия сферы ЖКХ могут осуществлять расчеты с поставщиками посредством применения пластиковых карт, которые являются одной из наиболее перспективных форм расчетов.
Для получения пластиковых карт предприятие перечисляет специализированной организации авансом денежные средства и получает от них необходимое количество пластиковых карт. По истечении определенного договором срока специализированная организация представляет предприятию отчет о количестве отпущенного топлива с указанием всех необходимых реквизитов: количества, марки и стоимости отпущенного топлива.
Кроме того, еще одна из распространенных форм приобретения ГСМ - по талонам. Получать и хранить талоны должно материально-ответственное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия.
Основные требования к бухгалтерскому учету ГСМ.
Для отражения в бухгалтерском учете стоимости поступивших ГСМ используется счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо».
Основанием для записей по дебету счета 10-3 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально-ответственными лицами. По кредиту счета 10-3 производится списание ГСМ с подотчета материально-ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, лимитно-заборных карт, накладных и т.д.
Предприятию следует вести бухгалтерский учет ГСМ по видам и маркам ГСМ, местам хранения и материально-ответственным лицам в разрезе соответствующих субсчетов. Аналитический учет ведется по отдельным материально-ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на субсчете 10-3 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Выбор одного из указанных методов учета ГСМ должен в обязательном порядке отражаться в учетной политике организации.
Учет ГСМ, полученных по пластиковым картам.
Договором заправки ГСМ могут быть предусмотрены два варианта:
1) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам;
2) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент передачи ему пластиковых карт.
Специализированная организация, осуществляющая отпуск ГСМ по пластиковым картам, должна составлять ежемесячный отчет о расходе ГСМ для организации, получившей топливо. Кроме того, при отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС, отпускающие бензин, обязаны выдать водителю документ, подтверждающий оплату топлива.
Отчет, полученный от водителей, необходимо сверить с отчетом специализированной организации, в котором должны быть указаны номер пластиковой карты, количество, марка и стоимость реализованных ГСМ.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, то, суммы, перечисленные специализированной организации за пластиковые карты, должны учитываться следующим образом: Дт сч. 50 «Денежные документы» - Кт сч. 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками» субсчет «Авансы». Закрытие этого аванса возможно только после фактического отпуска бензина с АЗС.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то расходы на ГСМ следует отражать на субсчете 10-3 «Топливо» в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.
Учет ГСМ, полученных по талонам.
Для учета талонов приказом руководителя предприятия назначается материально-ответственное лицо. Получение талонов обычно осуществляется самим материально-ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально-ответственному лицу для их оприходования и хранения.
Материально-ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.
Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.
Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.
Основанием для оприходования талонов на предприятии является накладная на отпуск топлива, получаемая с АЗС. Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.
При сменной организации работы материально-ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов по следующей примерной форме (за основу взяты данные из вышеприведенного примера).
Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки бензина следует открывать отдельный раздел книги.
ООО «Астра»
ООО «Астра»
Книга учета талонов за январь 2004 г.
Раздел книги - по бензину марки Аи-92
Вид талонов - количественно-стоимостные
Номинал 1 талона – 10 л (100 руб.)
|
№ доку-ментта |
От кого получены или кому выданы |
Серия и номер талонов |
Остаток на начало смены, шт. |
Количество талонов, шт. |
Остаток на конец смены, шт. |
При-нял |
|||
|
Зубов В.И. |
|||||||||
|
Павин А.В. |
|||||||||
|
Итого за смену |
|||||||||
Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально-ответственному лицу. Материально-ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно ежемесячно) материально-ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально-ответственного лица в подотчет водителям.
Установление норм расхода ГСМ.
Понятие «норма расхода топлива или смазочного материала» применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. При установлении норм расхода топлива на автотранспорт предприятия в основном пользуются нормативно-методическими материалами, приведенными в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (№АМ-23), утвержденных Минтрансом России 14.03.2008 г.
При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы (по действующей методике определения базовых норм расхода топлива), и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.
Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива и учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения в эксплуатации.
Норма на транспортную работу включает базовую норму и зависит от грузоподъемности или от нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза, с учетом условий эксплуатации АТС.
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжениями руководителей предприятий, эксплуатирующих АТС или руководителями местных администраций).нормы расхода топлива, установленные предприятием, в обязательном порядке должны быть закреплены приказом руководителя предприятия.
Принимая во внимание возможные изменения и многообразие условий эксплуатации автомобильной техники, изменения техногенного и природного характера, состояние дорог, особенности перевозок грузов и пассажиров и т.п., в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива по распоряжению руководителей местных администраций регионов страны, министерств и ведомств – при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (ФГУП НИИАТ).
Утверждаю
Для автомобиля (марка )
Комиссия в составе: инженера по транспорту (Ф.И.О.), водителя (Ф.И.О.) и экономиста (Ф.И.О.), составила настоящий акт о том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль (марка) ____, городской номер ____, пробегом на расстоянии 100 км.
По маршруту:
Питание топлива производилось из мерного бачка №____________.
На начало контрольного замера в баке было __________________.
На конец контрольного замера в баке осталось _______________.
Показание счетчика спидометра в начале замера ______________.
Показание счетчика спидометра в конце замера _______________.
Расход топлива ____________________л .
В результате контрольного замера выявилось:
расход топлива на 100 км пробега составил ________________ л.
Подписи членов комиссии:
Виды путевых листов.
В настоящее время существуют следующие виды путевых листов, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»:
- № 3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
- № 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»,
- № 4-с «Путевой лист грузового автомобиля»,
- № 4-п «Путевой лист грузового автомобиля».
Для учета движения путевых листов предназначен «Журнал учета движения путевых листов» (форма № 8).
Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.
Одним из основных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива, является пробег автомобиля. Пробег определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе. Поэтому материально-ответственное лицо - диспетчер или механик КПП - должно ежедневно снимать показания спидометра при выезде автотранспорта из гаража и возвращении в гараж и заносить эти сведения в путевой лист. Кроме того, материально-ответственному лицу в целях учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний спидометра. В этом журнале на каждую конкретную автомашину открывается отдельный раздел журнала, то есть отводится несколько страниц, что позволяет заносить записи в журнал в течение всего года. В конце года журнал закрывается, а сведения о показаниях спидометра на 31 декабря переносятся в новый журнал.
Если на предприятии имеется автотранспорт, при определении нормируемого расхода топлива на который используются только базовые нормы, то материально-ответственному лицу достаточно составить справку о пробеге автотранспортных средств по следующей форме и передать ее в установленные сроки в бухгалтерию предприятия.
Для новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которые Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива (отсутствующие в данном Руководящем документе), руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие разрабатываемые ФГУП НИИАТ в установленном порядке временные нормы, действующие до их утверждения Минтрансом России при переутверждении или дополнении данного Руководящего документа.
Для этого предприятию следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом, примерная форма которого приведена ниже, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную норму.
На основании справки бухгалтер определяет нормируемый расход топлива по каждому автомобилю и сравнивает полученные результаты с фактическим расходом топлива по данным путевых листов с целью избежания необоснованного списания топлива.
Наряду с карточкой учета расхода топлива автомобилем ведутся накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный месяц. Указанные ведомости принимаются работниками бухгалтерии после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомости работника предприятия, ведущего оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.
На основании итоговых данных справки об учете расхода топлива за соответствующий месяц фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается на затраты производства.
В бухгалтерском учете производится запись:
Дт сч.20 – Кт сч.10-3 - стоимость ГСМ списана на затраты производства.
В современном мире редкая организация обходится без автомобиля и связанных с ним расходов на горюче-смазочные материалы.
Компании могут учитывать в составе расходов расходы на горюче-смазочные материалы при использовании в своей деятельности автотранспорта:
- имеющегося в собственности,
- взятого в аренду,
- полученного по договору лизинга и т.п.
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся:
1. Различные виды топлива:
- дизельное топливо,
- бензин,
- керосин,
- сжатый природный газ,
- сжиженный нефтяной газ.
- пластичные смазки,
- специальные масла,
- моторные масла,
- трансмиссионные масла.
- тормозные,
- охлаждающие.
Учет ГСМ осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01.
Порядок учета расходов на ГСМ для целей налогового учета по налогу на прибыль, при общей системе налогообложения (ОСНО), регламентируется 25 главой Налогового кодекса.
В статье будут рассмотрены нюансы учета расходов на ГСМ для целей бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль, а так же виды и порядок оформления путевого листа, подтверждающего данные расходы.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ГСМ
В соответствии с п.5 ПБУ 5/01, материально - производственные запасы (МПЗ) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Согласно п.6 ПБУ 5/01, фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и акцизов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;
- таможенные пошлины;
- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;
- затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию.
В соответствии с п.14 ПБУ 5/01, МПЗ, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.
Бухгалтерский учет ГСМ ведется в суммовом и количественном выражении по видам ГСМ и местам нахождения и использования.
Автомобили заправляются на автозаправочных станциях, как за наличный расчет, так и по талонам или топливным картам (в этом случае оплата осуществляется в безналичном порядке).
Соответственно, оприходование ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основании:
- авансовых отчетов подотчетных лиц,
- накладных поставщиков ГСМ,
- прочих аналогичных документов.
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов (способ ФИФО).
Согласно п.18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место.
Списание ГСМ на затраты производится в размере фактически израсходованного количества ГСМ, которое зависит от километража, пройденного автомобилем.
Размер фактических расходов ГСМ рассчитывается исходя из:
- установленных в организации норм расходов на топливо (количество литров на 100 км),
- фактического километража, определяемого по показаниям спидометра.
Для более точного определения нормы расходов ГСМ можно учесть условия эксплуатации автомобиля:
- в городском цикле,
- по загородным дорогам,
- в зимнее время,
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п.2 ст.9 закона 129-ФЗ).
Основным первичным документом для списания ГСМ на расходы служит путевой лист .
Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. №78 утверждены унифицированные формы путевых листов:
- форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
- форма №3спец «Путевой лист специального автомобиля»,
- форма №4 «Путевой лист легкового такси»,
- форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля»,
- форма №4-П «Путевой лист грузового автомобиля»,
- форма №6 «Путевой лист автобуса»,
- форма №6спец «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008г. №152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
В соответствии с п.2 Приказа №152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие:
- легковые автомобили,
- грузовые автомобили,
- автобусы,
- троллейбусы,
- трамваи.
1. Наименование и номер путевого листа.
2. Сведения о сроке действия путевого листа, включающие в себя дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока использования путевого листа.
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие:
3.1. Для юридического лица:
- наименование,
- организационно-правовую форму,
- местонахождение,
- номер телефона.
- почтовый адрес,
- номер телефона.
4.1. Тип транспортного средства:
- легковой автомобиль,
- грузовой автомобиль,
- автобус,
- троллейбус,
- трамвай,
- с автомобильным прицепом,
- автомобильным полуприцепом,
- так же модель автомобильного прицепа (полуприцепа).
- автомобиля,
- прицепа (полуприцепа),
- автобуса,
- троллейбуса.
4.5. Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
5. Сведения о водителе, включающие:
- ФИО водителя,
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Обратите внимание: Некорректное заполнение путевого листа и недостаточность данных, необходимых для расчета расходов ГСМ, может повлечь за собой искажение учета этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Согласно п.10 Приказа №152, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
При этом, если в течение срока действия путевого листа, автомобиль используется несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п.11 Приказа №152).
Обратите внимание: Оформленные путевые листы должны храниться организацией не менее пяти лет (п.18 Приказа №152).
ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ (ОСНО)
В налоговом учете организации расходы на ГСМ признаются в соответствии с главой 25 Налогового кодекса, в зависимости от назначения используемого транспорта:
- либо в соответствии пп.5 п.1 ст.254 «Материальные расходы», как затраты на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели,
- либо на основании пп.11 п.1 ст.264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией», как расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
Так же в Письме Минфина №03-03-06/4/67 изложено следующее:
«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенными в действие Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008г. №АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
В соответствии с п.6 указанных Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
Таким образом, если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.»
Необходимо отметить, что данное Письмо Минфина не единственное в своем роде. Точно такие же рекомендации Минфин давал в своих Письмах и ранее.
Например, в Письме от 04.09.2007г. №03-03-06/1/640 и в Письме от 14.01.2009г. №03-03-06/1/15.
При том, что организации не должны в обязательном порядке руководствоваться рекомендациями Минфина, следует учитывать, что подтверждение обоснованности расходов соответствует общей концепции Налогового кодекса.
Таким образом, любая компания, учитывающая расходы ГСМ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, должна разработать и закрепить в учетной политике для целей налогового учета методологию определения расходов на ГСМ, подтверждающую их обоснованность.
При этом, если отклонение норм расходов ГСМ, установленных компанией, будет сильно отличаться (в большую сторону) от норм, установленных Минтрансом, в части этих расходов возникает налоговый риск по налогу на прибыль.
Ведь каждое транспортное средство имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует тот или иной автомобиль при эксплуатации.
При проведении выездной налоговой проверки таким компаниям, с большой вероятностью, придется отстаивать свою позицию в суде.
Следует учитывать, что в настоящее время есть судебная практика по данному вопросу, поддерживающая налогоплательщиков.
Так, Определением ВАС РФ от 14.08.2008г. №9586/08, оставлены без изменений следующие выводы судов:
«Исследовав и оценив представленные доказательства по эпизоду, связанному с приобретением обществом горюче-смазочных материалов, суды, руководствуясь положениями статей 252, подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, сделали выводы о том, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, что произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов экономически обоснованы, документально подтверждены и правомерно включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а налог на добавленную стоимость по приобретенным горюче-смазочным материалам обоснованно включен в состав налоговых вычетов в соответствии со статьями 169, 171, 172 Налогового кодекса.»
Кроме того, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20.02.2008г. по делу №А60-8917/07, суд пришел к выводу, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом РФ, является ошибочным, поскольку утвержденные нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не предназначены для регулирования налоговых отношений.
Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им порядке не утверждены нормы затрат на содержание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообложения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Такой же вывод сделан и в Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/07-29, согласно которому Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом РФ, на которые ссылаются налоговые органы, носят рекомендательный характер.
Однако, не смотря на наличие положительной судебной практики, представляется разумным рекомендовать взвешенный и осмотрительный подход к признанию расходов на ГСМ в целях уменьшения налоговых рисков по налогу на прибыль организаций.
ГСМ - это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:
- различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
- специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
- масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).
ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.
Что такое путевой лист
Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.
Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.
А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.
Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.
Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.
Правила и порядок учета ГСМ
Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.
Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.
Важно!!! К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.
При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.
Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.
Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.
Бухгалтерский учет ГСМ
Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.
Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании - эмитента карты.
Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:
Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:
СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),
СС - средняя стоимость;
Сост - остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;
Спост - поступление ГСМ в стоимостной оценке;
Кост - остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;
Кпост - количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.
Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.
Списание ГСМ по путевому листу
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов - 10-3):
- По дебету – осуществляется приход ГСМ;
- по кредиту - осуществляется списание ГСМ.
Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:
Дт – 20,23,25,26,44
Пример списания ГСМ – бензина по путевому листу
ООО «Титан» в марте 2018года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.
При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.
Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.
В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.
Учет ГСМ при поступлении
| Дт | Кт | Сумма, руб. | Операция (документ) |
| 10 | 60 | 7600 | Оприходован бензин (ТОРГ-12) |
| 19 | 60 | 1368 | Отражен НДС (счет-фактура) |
Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.
Учет ГСМ при списании по факту
В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 10 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 20 л.
Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.
Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.
Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что такое путевой лист?
Ответ: Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.
Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?
Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.
Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?
Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.